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Administrative Assistant (Remote - Canada)

Blaise Transit

Blaise Transit

Administration
Remote
Posted on Thursday, April 27, 2023
Candidates MUST live and be authorized to work in Canada.
Blaise Transit is on a mission to create sustainable, enjoyable, and accessible transportation for all! Our platform allows any organization to create an on-demand transit system using their own vehicles. Unlike traditional (fixed-route) public transit, on-demand transit allows vehicles to be dynamically routed based on passenger demand. Using Blaise, our partner transit agencies can use their vehicles more efficiently (meaning less greenhouse gas emissions), provide a better passenger experience, and connect populations who have never had access to public transit before!
We hold the following values:
  • We are sustainable. We leave our clients, our team, and our world better than we found them.
  • We are innovative. We experiment with new solutions to help us continually improve.
  • We are empathetic. We listen to understand, so we can forge strong relationships.
  • We are inclusive. We want to be accessible to everyone, so we seek diverse perspectives.
Job Description
Blaise is looking for a bilingual administrative assistant. Reporting to the CEO, you’ll have the opportunity to work closely with both the CEO and other members of the executive team to own, streamline and operationalize administrative tasks in the business. You’ll be providing support to our team leads and employees, assisting in daily office needs and managing our company’s general administrative activities. There would be opportunities to grow into other operations management roles within the business. This is a remote role, but candidates in Eastern time zones are preferred and the candidate must be living in Canada.
Responsibilities

Every day at Blaise is unique, but here’s a summary of the main responsibilities of this role:

  • Act as the primary point of contact on behalf of the CEO, managing their communications, taking meeting minutes, and ensuring they are prepared for meetings and events.
  • Coordinate and schedule meetings, conferences, and travel arrangements for the CEO and other members of the team.
  • Manage and organize company files, documents, and databases.
  • Manage a variety of bookkeeping tasks, such as invoicing and payments
  • Partner with the executive team to update and maintain company policies
  • Assist with the preparation and distribution of reports, proposals, and presentations.
  • Assist in the onboarding process for new hires
Qualifications & Requirements
  • Proven experience as an Administrative Assistant, Office Manager, Executive Assistant, or similar role.
  • Professional proficiency (written and verbal) in both English and French
  • Excellent organizational skills, including multitasking and time-management.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite
  • Experience working in a technology startup is a plus
  • Live and have legal authorization to work in Canada
  • Bonus: Passion for sustainable transportation, smart cities & transit technology.

Experience comes in different forms, many skills are transferable, and passion goes a long way. If your background is close to what we are looking for, let’s chat.

Perks
  • Salary range: $40-50k
  • Possibility of equity or stock options in our growing company
  • Impressive and comprehensive benefits plan (health, dental, life, disability insurance, etc.)
  • Equipment budget for your home office
  • Unlimited paid sick days
  • Flexible work schedule
  • Fun and dynamic team of transit-loving entrepreneurs
  • 3 weeks of paid vacation and 5 additional paid wellness days off
  • Opportunity to learn & grow at a fast pace
The Blaise Transit team values diversity of all forms and is an equal opportunity employer. Creating an inclusive environment where everyone feels comfortable is a top priority. To that end, we welcome and encourage applications from those who self-identify as Indigenous, Black, as a Person of Colour, LGBTQ2S+, as a person with a disability, and/or any other minority.
Ready to join one of the fastest growing, ambitious, and impact-driven companies in Canada? Apply here with your resume and a paragraph on why we should consider you.
Adjoint(e) Administratif(ve)

NB: Ceci est un poste en télétravail basé au Canada

Blaise Transit a pour mission de créer des solutions de transport durables, agréables et accessibles à tous! Notre plateforme permet à n’importe quelle organisation de créer un système de transport en commun à la demande en utilisant ses propres véhicules. Contrairement au transport en commun traditionnel (c’est-à-dire à itinéraires et horaires fixes), le transport en commun à la demande permet de continuellement optimiser les itinéraires et les horaires des véhicules en fonction de la demande des passagers. Les sociétés de transport faisant appel à notre plateforme peuvent ainsi utiliser leurs véhicules plus efficacement (réduisant leurs émissions de gaz à effet de serre), offrir une meilleure expérience aux passagers et relier des communautés qui n'ont jamais eu accès à des services de transport en commun auparavant!

Les valeurs fondamentales de Blaise sont les suivantes:

  • Nous sommes durables. Nous laissons nos clients, notre équipe et notre monde en meilleur état que nous les avons trouvés.
  • Nous sommes innovants. Nous expérimentons continuellement de nouvelles solutions afin de nous améliorer.
  • Nous sommes empathiques. Nous écoutons pour comprendre et ainsi développer des relations solides.
  • Nous sommes inclusifs. Nous voulons être accessibles à tous et nous recherchons donc des perspectives diverses.
Description du poste
Blaise est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue. Sous la responsabilité du PDG, vous aurez l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec le PDG et d'autres membres de l'équipe de direction afin de prendre en charge, de rationaliser et d'opérationnaliser les tâches administratives de l'entreprise. Vous fournirez un soutien à nos chefs d'équipe et à nos employés, vous aiderez à répondre aux besoins quotidiens du bureau et vous gérerez les activités administratives générales de notre entreprise. Vous aurez la possibilité d'évoluer vers d'autres fonctions de gestion des opérations au sein de l'entreprise. Il s'agit d'un poste à distance, toutefois les candidats des fuseaux horaires de l'Est sont privilégiés. Le candidat doit vivre au Canada.

Responsabilités

Chaque jour chez Blaise est unique, mais voici un résumé des principales responsabilités du poste :

  • Agir en tant que point de contact principal pour le compte du directeur général, gérer ses communications, rédiger les procès-verbaux des réunions et veiller à ce qu'il soit préparé pour les réunions et les événements.
  • Coordonner et programmer les réunions, les conférences et les déplacements du directeur général et des autres membres de l'équipe.
  • Gérer et organiser les dossiers, les documents et les bases de données de l'entreprise.
  • Gérer diverses tâches comptables, telles que la facturation et les paiements.
  • Collaborer avec l'équipe de direction pour mettre à jour et maintenir les politiques de l'entreprise.
  • Aider à la préparation et à la distribution de rapports, de propositions et de présentations.
  • Participer au processus d'intégration des nouveaux employés.
Qualifications et exigences
  • Expérience confirmée en tant qu'adjoint(e) administratif(ve), administrateur(trice) de bureau, assistant(e) de direction ou dans une fonction similaire.
  • Maîtrise professionnelle (écrite et orale) de l'anglais et du français.
  • Excellentes compétences organisationnelles, notamment en matière de multitâche et de gestion du temps.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office.
  • Une expérience de travail dans une startup technologique est un plus.
  • Vivre et avoir l'autorisation légale de travailler au Canada
  • Bonus : Passion pour le transport durable, les villes intelligentes et la technologie des transports en commun.
L'expérience se présente sous de nombreuses formes, diverses compétences sont transférables et la passion est un atout majeur. Si votre expérience se rapproche de ce que nous recherchons, discutons-en.

Ce que nous offrons

  • Échelle salariale : 40 000 à 50 000 $
  • Possibilité d'acquérir des actions ou des options d'achat d’actions dans notre entreprise en pleine croissance
  • Régime d'avantages sociaux impressionnant et complet (assurance maladie, dentaire, vie, invalidité, etc.)
  • Budget d’équipements pour votre bureau à domicile
  • Nombre illimité de jours de maladie payés
  • Horaire de travail flexible
  • Équipe amusante et dynamique de professionnel.le.s passionné.e.s par le transport en commun
  • 3 semaines de vacances payées et 5 jours de congé supplémentaires payés pour le bien-être
  • Possibilité d'apprendre et d'évoluer à un rythme rapide

L’équipe de Blaise Transit valorise la diversité sous toutes ses formes et respecte l’égalité dans les opportunités de travail. La création d’un environnement inclusif où chacun se sent à l’aise est une priorité absolue. À cette fin, nous accueillons et encourageons les candidatures des personnes qui s’identifient en tant que membres des Premières Nations, personnes noires, personnes racisées, membres de la communauté LGBTQ2S+, personnes handicapées et/ou toute autre minorité.

Êtes-vous prêt.e à vous joindre à une jeune entreprise en pleine croissance, ambitieuse et pleine d’avenir ? Postulez en cliquant ici et joignez votre CV ainsi qu’un court texte expliquant pourquoi nous devrions considérer votre candidature.

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