Ми - міжнародна компанія, яка організовує транспортний супровід для корпоративних клієнтів, бізнес-мандрівників та VIP-гостей.

Ми працюємо з регулярними клієнтами, які довіряють нам організацію своїх поїздок, трансферів, переміщень між містами, супровід делегацій та термінові транспортні запити. У нашій роботі важливі не лише швидкість, а й точність: правильно зафіксувати деталі, підібрати відповідного водія, проконтролювати виконання замовлення і зробити так, щоб клієнту не доводилося хвилюватися про процес.

У компанії вже є база перевірених підрядників та водіїв, постійні клієнти та вибудувані внутрішні процеси. При цьому наш бізнес продовжує зростати й ми шукаємо людину, яка зможе з часом брати на себе більше відповідальності, вести замовлення самостійно, зростати в доході та в перспективі розвиватися як старший менеджер або керівник невеликої команди.

Зараз нам потрібен сильний, уважний та кмітливий Operations Manager, який зможе швидко увійти в процеси та стати надійною людиною в операційній команді.

Кого ми шукаємо

Ми шукаємо людину, яка хоче розвиватися в міжнародному операційному середовищі, має хороші письмові та розмовні навички англійської мови, швидко міркує, любить порядок та вміє працювати з деталями.

У цій ролі важливо вміти тримати в голові великий контекст: кілька замовлень, різні клієнти, водії, час, маршрути, зміни, статуси та домовленості. Робота може бути динамічною і не завжди вкладатися у стандартний графік, тому важливо бути готовим до ненормованого робочого ритму, термінових змін та необхідності швидко реагувати на ситуації.

Ця позиція підійде людині, яка готова не просто виконувати інструкції, а розбиратися в процесах, думати, приймати рішення в межах своєї зони відповідальності та поступово зростати професійно.

Що потрібно буде робити

Ви будете вести стандартні транспортні замовлення та супроводжувати їх від клієнтського запиту до закриття.

До завдань входитиме:

• приймати та фіксувати клієнтські запити;
• перевіряти всі деталі замовлення: дату, час, маршрут, пасажирів, клас автомобіля, номер рейсу та коментарі клієнта;
• підбирати відповідного водія з бази підрядників;
• підтверджувати доступність водія до відправлення інформації клієнту;
• стежити за замовленням у реальному часі;
• перевіряти статус рейсів, зміни часу та можливі затримки;
• оперативно комунікувати з клієнтами, водіями та колегами;
• працювати у внутрішній CRM-системі;
• супроводжувати закриття замовлення: фіксувати статуси, заповнювати коментарі в CRM, збирати необхідні дані та документи для оплати.

Головне завдання - щоб замовлення було виконане точно, вчасно і без втрати важливої інформації.

Що для нас важливо

• Англійська мова: Потрібна гарна письмова та розмовна англійська. Припустимо використовувати перекладач для складних формулювань, але звичайні робочі повідомлення клієнту потрібно вміти писати швидко, зрозуміло і без довгих пауз.
• Excel та робота з даними: Ми очікуємо впевнену роботу з Excel/Google Sheets: вміння користуватися формулами, фільтрами, сортуванням, перевіряти дані, помічати помилки, порівнювати цифри та акуратно працювати з таблицями.
• Операційна дисципліна: Важливо чітко вести CRM-систему та фіксувати всі ключові деталі замовлення. Якщо інформація не внесена до CRM, команда не може на неї спиратися. Тому акуратність у системі - частина якості роботи.
• Швидке та логічне мислення: У цій ролі постійно потрібно швидко оцінювати ситуацію: що можна підтвердити клієнту одразу, що спочатку потрібно переперевірити, коли можна вирішити питання самостійно, а коли краще залучити більш досвідченого колегу. Нам потрібна людина, яка не губиться в деталях і вміє думати на крок вперед.
• Амбіції та готовність зростати У компанії є зрозуміла система зростання. З часом можна вирости до старшого менеджера або перейти в управлінський трек і розвиватися як керівник команди. Підвищення прив'язане до якості роботи, KPI, рівня відповідальності та зростання компанії.

Ідеальний профіль кандидата

Нам буде особливо цікаво познайомитися з вами, якщо ви:

• маєте досвід в operations, travel, logistics, customer support, account coordination, dispatching, executive assistance, hospitality або схожому середовищі;
• добре розмовляєте та пишете англійською;
• вільно володієте українською мовою;
• впевнено працюєте з Excel/Google Sheets;
• уважні до деталей;
• швидко навчаєтеся;
• готові до динамічної роботи, де одночасно може бути багато комунікацій, змін та паралельних завдань;
• вмієте не плутатися в деталях і тримати в голові кілька контекстів;
• вмієте зберігати ввічливий, спокійний та адекватний тон навіть у стресовій ситуації;
• хочете вирости до сильного Operations Manager, а не просто виконувати завдання за інструкцією.

Що буде вважатися значним плюсом:

• досвід у логістиці, travel support, transportation, concierge service, hospitality або B2B customer support;
• досвід спілкування з іноземними клієнтами;
• досвід роботи з підрядниками;
• здатність швидко приймати рішення у нестандартних ситуаціях;
• досвід роботи в міжнародній команді.

Як проходитиме онбординг

Ми не очікуємо, що нова людина з першого дня знає всі процеси. У команді є досвідчені фахівці, які допоможуть розібратися з продуктом, CRM, внутрішніми правилами, базою підрядників та реальними замовленнями.

На старті ви будете поступово входити в роботу: вивчати процеси, спостерігати за тим, як досвідчені менеджери ведуть замовлення, розбирати реальні кейси та брати перші завдання під контролем команди.

Ми очікуємо, що до 12-го тижня ви зможете самостійно вести стандартний цикл замовлення: від отримання запиту до закриття всіх даних у системі.

Як ми оцінюємо роботу

Ми оцінюємо роботу Operations Manager за кількома напрямами:

1. Якість операційної роботи - наскільки точно та своєчасно ведуться замовлення, чи немає втрати деталей, помилок у маршрутах, часі, даних або комунікації.
2. Клієнтська комунікація - наскільки швидко, чітко та професійно ви відповідаєте клієнтам, чи вмієте зберігати спокійний тон і тримати клієнта в курсі справ.
3. Робота з командою - наскільки акуратно ви передаєте інформацію, ведете CRM, допомагаєте колегам і не створюєте хаосу в процесах.
4. Відповідальність та самостійність - наскільки ви можете вести свою частину роботи без постійного контролю, вчасно ставити запитання та розуміти межі своєї зони відповідальності.